La Universidad Nacional del Nordeste inició la implementación del Sistema de Gestión Documental, un proyecto estratégico que marca un paso decisivo hacia la modernización y digitalización integral de su gestión administrativa.
Este innovador sistema institucional tiene como finalidad central, lograr optimizar el acceso, la organización, la trazabilidad y la preservación de la documentación oficial de la UNNE.
Se trata de una iniciativa impulsada por la Dirección General de Organización e Innovación Administrativa, dependiente de la Secretaría General de Planeamiento, con el acompañamiento de la Secretaría General Legal y Técnica, la Dirección de Gestión e Innovación de Tecnologías de la Información, la Dirección General de Bibliotecas y la Unidad de Auditoría Interna, entre otras áreas claves de la Universidad Nacional del Nordeste.
Su implementación se encuentra encuadrada en las directrices de las normas internacionales ISO 15489, que rigen la gestión de documentos de archivo y garantizan estándares de calidad, integridad y confiabilidad.
Esta medida fue formalizada mediante la Resolución N.º 9715/2024 y modificada parcialmente por la Resolución N.º 794/2025, en el marco del Programa INNOVAUNNE, alineado con el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2020–2030.
Beneficios del nuevo sistema
Los equipos institucionales involucrados en este gran trabajo colectivo de gestión documental coinciden en que son numerosos las ventajas y beneficios de uso que vienen asociados al nuevo sistema, están asociados a:
- Mayor agilidad y eficiencia administrativa, con reducción de tiempos y costos en la gestión documental.
- Accesibilidad segura a la información, a través de metadatos estandarizados y trazabilidad de documentos.
- Reducción del uso de papel, contribuyendo a una gestión sustentable y moderna.
- Control normativo y transparencia institucional, fortaleciendo la rendición de cuentas.
El sistema se estructura en el SUDOCU (Sistema Único de Gestión Documental) utilizado en toda la UNNE, lo que permitirá gestionar tanto documentos digitalizados como nacidos digitales (documentos nuevos generados), garantizando su autenticidad y conservación mediante políticas archivísticas y herramientas tecnológicas de última generación.
En cuanto al proceso de digitalización de documentos físicos, que incluye su clasificación, escaneo, validación, firma digital, almacenamiento y posterior registro, se estableció un protocolo claro, bajo un entorno normativo y seguro.
Transformación digital UNNE
Sobre la implementación del Sistema de Gestión Documental en la Universidad Nacional del Nordeste, el técnico en Administración y Gestión de Instituciones Universitarias Sebastián Maccio, integrante del equipo de trabajo de la Dirección General de Organización e Innovación Administrativa de la UNNE, señala que este proceso de implementación viene desarrollándose de manera sólida y profesional, en línea con los objetivos institucionales planteados por la gestión Larroza.
Destacó además, que el trabajo técnico específico de trabajo con documentación institucional está siendo coordinado por la doctora Fernanda Frasson Martendal -archivista especialista de la UNNE- . “Ella se sumó al trabajo de equipo, aportando su conocimiento y experiencia en la materia, asegurando el cumplimiento de estándares normativos y archivísticos de calidad”, enfatizó Macció, quién es además Director a cargo de Gestión de Calidad de la UNNE, área dependiente de la Secretaría General de Planeamiento a cargo del contador Pablo Arnaiz.
Desde la Dirección General de Organización e Innovación Administrativa de la UNNE, la contadora Mara Gómez Contardi al frente del área explica que, para encarar la implementación de Sistema de Gestión Documental en la universidad “se conformó un equipo de trabajo que articula acciones con todas las unidades académicas, garantizando una implementación uniforme, participativa y adaptada a las particularidades de cada una”.
Reconoció especialmente el trabajo desarrollado con cada unidad académica para definir lineamientos. “Concretamos oportunamente con cada facultad, reuniones para consensuar criterios y atender consultas específicas sobre el proceso e implementación”.
Gómez Contardi destacó a su vez el respaldo y la colaboración de las distintas secretarías que participan del proyecto “lo que permitió consolidar un enfoque participativo, técnicamente robusto y con un alto grado de compromiso institucional”.
“Todo el personal involucrado tiene formación en Archivología”
La doctora Fernanda Frasson Martendal es licenciada en Archivología, magíster en Ciencias de la Información y doctora en Ciencias Sociales. Ella es una de las coordinadoras del trabajo institucional de digitalización en la UNNE, junto a su colega Romina Villalva.
“Actualmente trabajo en el Departamento de Legajos e Información Personal de Rectorado con la digitalización de resoluciones históricas de la UNNE” sostiene Fernanda.
La digitalización de resoluciones que se realiza actualmente en 5 Unidades Académicas de la UNNE pertenecen a resoluciones del año 2000 al 2023 en esta primera etapa, informó la especialista.
Con relación al trabajo de los integrantes de los equipos gestión documental en la UNNE, la doctora Frasson Martendal hizo especial hincapié en el profesionalismo con el que se realiza la tarea.
“Creo importante destacar que todo el equipo tiene formación en Archivología, lo que resulta de suma importancia en este trabajo institucional, porque nuestra labor no se reduce a un simple trabajo técnico. Hay mucha planificación y mucho compromiso por parte de los 8 integrantes de los equipos”, reconoció la archivóloga.
Este proyecto refuerza el compromiso institucional con la transformación digital y posiciona a la UNNE a la vanguardia en materia de innovación administrativa en el sistema universitario nacional.